神州數(shù)碼將基于草根文化的“Web 2.0”融于企業(yè)管理系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部員工、客戶以及合作伙伴緊密地連接起來，提高企業(yè)內(nèi)外部的協(xié)作效率。
如果你是數(shù)百位銷售人員的主管，他們分布在全國各級城市，包括四、六級城市，你如何做好支持、管理和監(jiān)控，并持續(xù)提升銷售業(yè)績？神州數(shù)碼控股有限公司（以下簡稱“神州數(shù)碼”）的銷售主管利用Web 2.0管理工具，成功解決了這個管理難題，他們可以及時地從公司網(wǎng)站上了解銷售人員的日常考勤情況，并通過銷售人員每天填報的日志信息，并結(jié)合考核系統(tǒng)，遠(yuǎn)程監(jiān)控分布在不同城市的銷售隊(duì)伍。
2009財年，神州數(shù)碼實(shí)現(xiàn)營收501.78億港元，較2008年增長18.55%；預(yù)計2010年，神州數(shù)碼將在“向服務(wù)轉(zhuǎn)型”的戰(zhàn)略調(diào)整中迎來更大的收獲。“如果沒有IT部門為我們開發(fā)的Web 2.0新型工具，我們很難這樣快速地推進(jìn)四、六級城市的市場。” 神州數(shù)碼商用戰(zhàn)略本部總裁王培暖深有體會地說。
區(qū)別社會性軟件，專注支持組織業(yè)務(wù)達(dá)成
企業(yè)構(gòu)建Web2.0協(xié)同平臺，如果照搬互聯(lián)網(wǎng)的社會軟件，很多公司領(lǐng)導(dǎo)會擔(dān)心員工們很難像從前一樣全身心投入到工作中。最近美國一項(xiàng)針對273位IT主管的調(diào)查顯示，有86%的主管對員工在工作時間登錄社交網(wǎng)絡(luò)和類似網(wǎng)站而浪費(fèi)工作時間感到煩惱，而在中國類似的問題同樣存在。
神州數(shù)碼總部信息化管理部總經(jīng)理鄭小維認(rèn)為，企業(yè)協(xié)同平臺區(qū)別于互聯(lián)網(wǎng)社會軟件的地方在于，前者更關(guān)注利用Web2.0技術(shù)對組織業(yè)務(wù)達(dá)成支持作用，而后者則面向個人行為。2010年5月，神州數(shù)碼在營銷管理系統(tǒng)中引入的企業(yè)Web2.0協(xié)同平臺正式上線，它面向企業(yè)內(nèi)部員工、客戶以及合作伙伴，在三者之間形成廣泛的社區(qū)網(wǎng)絡(luò)的同時，將更關(guān)注利用Web2.0技術(shù)更好地支持組織業(yè)務(wù)達(dá)成。
神州數(shù)碼董事局主席兼CEO郭為是這個企業(yè)級Web2.0應(yīng)用的推動者，并成為第一個“客戶”。2010年4月，郭為親自主導(dǎo)一個20余人的虛擬團(tuán)隊(duì)并發(fā)運(yùn)作多個項(xiàng)目。項(xiàng)目要求相關(guān)人員既要按照計劃、步驟實(shí)時跟進(jìn)響應(yīng)，又要將項(xiàng)目推進(jìn)過程中有價值的細(xì)節(jié)沉淀、積累下來，還要能夠讓分屬不同業(yè)務(wù)部門、處于不同地域的團(tuán)隊(duì)成員間實(shí)時實(shí)現(xiàn)緊密協(xié)同。郭為給信息化管理部“布置”的作業(yè)是：為這一項(xiàng)目需求提供高效支撐。鄭小維立刻意識到，郭為的需求具有企業(yè)級Web2.0業(yè)務(wù)需求特質(zhì)。
在2010年4月中旬，按照業(yè)務(wù)的場景要求，鄭小維的團(tuán)隊(duì)基于Web2.0技術(shù)平臺快速部署出一個支撐協(xié)同工作的應(yīng)用。郭為看到后高興地說：“我要的東西就是這個！”得到老板的肯定，神州數(shù)碼便將更多的高級Web2.0工具應(yīng)用引入到協(xié)作平臺中。
贏在前端，以“人”為中心促進(jìn)協(xié)作
2010年9月24日，神州數(shù)碼商用戰(zhàn)略本部營銷部特別安排了隆重的神州數(shù)碼營銷管理2.0系統(tǒng)升級上線儀式。王培暖輸入賬號成功登錄，象征著神州數(shù)碼基于Web2.0的營銷管理系統(tǒng)成功上線。鄭小維在啟動儀式上有些興奮地表示：“與以往任何一套系統(tǒng)相比，這套系統(tǒng)的工作量不是最大的，也不是最難的，卻是收到反應(yīng)最強(qiáng)烈的?！?/p>
這套營銷管理系統(tǒng)有一個很重要的應(yīng)用功能塊——稱為“市長工作臺”（神州數(shù)碼每個城市的銷售經(jīng)理在內(nèi)部被稱為“市長”）?！笆虚L工作臺”與社會化軟件平臺大致相同，只是平臺上的所有應(yīng)用內(nèi)容全部圍繞工作展開，并且后臺系統(tǒng)與總部ERP等系統(tǒng)順暢相通。每天，每個城市的銷售經(jīng)理打開“市長工作臺”后，與本市相關(guān)的當(dāng)天銷售額、當(dāng)?shù)爻鞘行侣勔约白灾饔嗛喌钠渌鞘袖N售情況、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料等信息，都會自動推送至“市長”的首頁。這個平臺上還與績效考核掛鉤，“市長”可以通過系統(tǒng)對每個銷售人員的工作成果進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
除了為“市長”服務(wù)外，神州數(shù)碼還將重點(diǎn)放在“前端”——一線銷售人員。與客戶直接接觸的銷售人員的很多精力和時間在辦公室以外，他們需要獲得與公司內(nèi)部其他人員更深度和廣度的協(xié)作，從而創(chuàng)造更高的企業(yè)價值和效率。另外，神州數(shù)碼實(shí)施解決方案的人員也需要與很多技術(shù)專業(yè)人員相配合。這種組織形態(tài)和IT服務(wù)業(yè)務(wù)的形態(tài)，對人與人之間實(shí)時協(xié)作的需求非常高。
神州數(shù)碼以前部署的IT系統(tǒng)，如ERP、BI系統(tǒng)等，都是以數(shù)據(jù)為中心，對人的支撐作用并不明顯。為了實(shí)現(xiàn)對人的全面支持，神州數(shù)碼開始嘗試直接對“人”提供支持。他們把所有的IT操作系統(tǒng)整合，同時通過小的搜索體系實(shí)現(xiàn)信息集成，借助小的體驗(yàn)工具增強(qiáng)原有應(yīng)用。比如，郵件系統(tǒng)會跟個人名片相關(guān)聯(lián)，在郵件處理的過程中，有任何問題，就可以直接用即時通信工具向相關(guān)人發(fā)送消息，幫助提升工作效率。在協(xié)作平臺上，員工的個人日歷、郵箱、即時通信、待辦事宜等會自動同步關(guān)聯(lián)。“要將原有IT系統(tǒng)和Web2.0工具體系化，與原來的工作環(huán)境連動就會形成協(xié)作?！编嵭【S認(rèn)為，人與人相連接，構(gòu)建起協(xié)作環(huán)境，以前的強(qiáng)勢管理就能逐漸變成柔性管理。
協(xié)同工作平臺還支持各種活動和項(xiàng)目的組織、實(shí)施、推進(jìn)和總結(jié)。在協(xié)同工作平臺上有一個叫做“活動”的協(xié)作工具，它由活動或項(xiàng)目的發(fā)起人在系統(tǒng)中建立項(xiàng)目，系統(tǒng)會將項(xiàng)目分成若干階段，每個階段的工作內(nèi)容都會清晰呈現(xiàn)，項(xiàng)目的參與者也會被自動關(guān)聯(lián)到這個“活動”中來。
由于神州數(shù)碼的IT操作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了整合，系統(tǒng)前、后臺暢通無阻，“活動”發(fā)起后，與該活動相關(guān)的人員都會自動形成關(guān)聯(lián)，并與各自的郵件系統(tǒng)相連，活動參與者可以不用打開網(wǎng)頁，在郵件中就能處理“活動”中的所有工作任務(wù)。
“活動”協(xié)作工具將工作內(nèi)容、分工、排序等清楚呈現(xiàn)，日常隱形的工作環(huán)節(jié)變得清晰?！盎顒印钡耐暾鞒桃沧龅娇梢暬?，當(dāng)工作推進(jìn)出現(xiàn)問題時，更便于找出癥結(jié)所在?！盎顒印笨蓤?zhí)行、可跟蹤，從而形成良性循環(huán)。除此之外，標(biāo)書、手冊、文檔的撰寫、評論和完善等這些基于非結(jié)構(gòu)化信息的協(xié)作互動工作，也都逐步在協(xié)同平臺上完成。現(xiàn)在，神州數(shù)碼內(nèi)部IT服務(wù)流程優(yōu)化項(xiàng)目和數(shù)字城市戰(zhàn)略協(xié)同等，都是在這個協(xié)同平臺上開展進(jìn)行的。
“草根”工具激發(fā)創(chuàng)新，沉淀知識
在傳統(tǒng)的知識管理方面，神州數(shù)碼已經(jīng)建立了強(qiáng)大的知識庫，包括公司級的統(tǒng)一知識中心、總部級知識技術(shù)資產(chǎn)管理庫和檔案管理庫，員工必須按照企業(yè)制定的規(guī)則貢獻(xiàn)知識。“但是作為交付型公司，員工每天說的話、想的事情等隱性知識對組織也都很有意義。過去一個解決方案做完以后，參與人員最多是寫郵件總結(jié)一下，對過程的支持最終都成為了碎片，沒形成一個有組織、成體系的東西?！编嵭【S認(rèn)為，要將日常工作和交流中產(chǎn)生的理性和有價值的隱性知識保留下來，Web2.0是一個非常好的工具。
現(xiàn)在，神州數(shù)碼應(yīng)用Web2.0在協(xié)作平臺上推進(jìn)項(xiàng)目時，許多大的文檔資料都按照標(biāo)簽存檔，不再通過郵件的方式傳遞，這讓知識分享變得非常容易。同時，項(xiàng)目進(jìn)行過程中遇到的一些問題、思考和解決方式等，通過Web2.0協(xié)作平臺上的Wiki工具進(jìn)行碎片化整理和分享，讓隱性知識以顯性方式逐漸沉淀積累，并最終提煉成知識，滿足員工之間的信息協(xié)作和知識分享。
鄭小維多年來用IT支持管理的經(jīng)驗(yàn)是，應(yīng)該把IT應(yīng)用與企業(yè)業(yè)務(wù)模式、戰(zhàn)略相匹配，通過協(xié)同工作的實(shí)踐平臺把人與人聯(lián)結(jié)起來，讓他們更好地參與協(xié)作，不斷互相激發(fā)創(chuàng)新。
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